Организация может учесть в прочих расходах стоимость проезда работника к месту командировки и обратно (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). По правилам п. 1 ст. 252 НК РФ принимаемые к учету расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Пункт 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках), содержит указание на документы, которыми можно подтвердить срок нахождения работника в командировке. По общему правилу ими являются проездные документы. При этом данная норма не предусматривает конкретных документов для тех случаев, когда работник едет в командировку на служебном транспорте.

В письме от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840 Минфин России рассмотрел вопрос о том, какие документы понадобятся организации для подтверждения фактического срока командировки в этой ситуации.

Финансовое ведомство указало, что при возвращении из командировки работник должен представить работодателю авансовый отчет, к которому прилагаются документы, связанные с командировкой. Так, работник должен предоставить документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах (п. 26 Положения о командировках). Перечень таких документов не закрыт. Поэтому, подтвердить фактический срок нахождения работника в командировке можно любыми первичными документами, которые оформлены в соответствии с требованиями бухучета и свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно.

Например, это могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. документы, подтверждающие использование служебного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.